30 promptów dla księgowych: o co pytać AI nad ERP

Gdy masz asystenta AI podłączonego do ERP, największą przeszkodą bywa puste okno: nie wiesz, o co zapytać. Dlatego zebraliśmy trzydzieści pytań, których księgowe, zarząd i handlowcy używają najczęściej. Wystarczy je skopiować i zmienić okres lub nazwę firmy. Przy każdym opisujemy, co zwraca.

Krótka odpowiedź

Pytania działają w Claude i ChatGPT, jeśli AI jest podłączone do ERP przez serwer MCP. Jak to skonfigurować, opisujemy dla POHODY, Helios iNuvio i ABRA Flexi.

Należności i wezwania do zapłaty

• „Którzy odbiorcy mają przeterminowane faktury powyżej 2 000 €?”Lista dłużników z kwotą i liczbą dni po terminie. Dobry początek każdego poniedziałku.
• „Kim są nasi najbardziej ryzykowni dłużnicy?”Firmy, które regularnie płacą z opóźnieniem lub mają wysokie otwarte saldo.
• „Jak płaci firma Alfa w ostatnim roku? Podaj średnie opóźnienie.”Moralność płatnicza jednego klienta, gdy decydujesz o terminie płatności lub zaliczce.
• „Przygotuj treść wezwania do zapłaty dla trzech największych dłużników.”Claude napisze uprzejmy tekst z numerami faktur i kwotami. Wysyłkę zostawiasz sobie.
• „Które faktury wystawione we wrześniu nie są jeszcze zapłacone?”Szybka kontrola, co z poprzedniego miesiąca zostało otwarte.

Zobowiązania i płatności

• „Które faktury zakupowe mają termin płatności w tym tygodniu?”Materiał do przelewów posortowany według terminu.
• „Ile łącznie zapłacimy dostawcom w ciągu najbliższych 14 dni?”Suma zobowiązań według terminów, gdy planujesz gotówkę.
• „Czy mamy jakieś przeterminowane faktury zakupowe?”Lista pilnych spraw, żeby nie psuć relacji z dostawcami.
• „Czy zgadza się saldo z firmą Beta? Wypisz otwarte pozycje.”Otwarte faktury i korekty z jednym kontrahentem, na przykład przed potwierdzeniem salda.
• „Od których dostawców kupiliśmy w tym roku najwięcej?”Ranking dostawców według obrotu, przydatny przed negocjacjami cen.

VAT i zamknięcie miesiąca

• „Przygotuj zestawienie do JPK_V7 za wrzesień.”Podsumowanie dokumentów sprzedaży i zakupu według stawek, które porównasz z plikiem JPK z ERP.
• „Wypisz faktury zakupowe za wrzesień z VAT powyżej 400 €.”Dokumenty, które chcesz przed wysyłką sprawdzić pojedynczo.
• „Czy we wrześniu są dokumenty bez numeru NIP odbiorcy?”Szybka kontrola błędów przed złożeniem.
• „Które dokumenty z września nie są jeszcze zaksięgowane?”Lista braków przed zamknięciem miesiąca.
• „Znajdź fakturę na 1 940 € od firmy Gamma z lata.”Wyszukanie dokumentu po kwocie, firmie lub tekście, gdy nie znasz numeru.

Magazyn

• „Które pozycje są poniżej stanu minimalnego?”Lista do zamówienia bez przeglądania kart magazynowych.
• „Czy mamy na stanie co najmniej 50 sztuk pozycji XYZ?”Szybka odpowiedź dla handlowców, z rezerwacjami, jeśli ERP je prowadzi.
• „Które pozycje nie sprzedały się ani razu przez pół roku?”Zalegający towar, który zamraża pieniądze.
• „Jaka jest wartość zapasów według grup?”Przegląd dla zarządu lub przed inwentaryzacją.
• „Ile sztuk pozycji XYZ mamy zarezerwowanych i dla kogo?”Rezerwacje według zamówień, gdy klient czeka na dostawę.

Sprzedaż i klienci

• „Co firma Alfa zamówiła w tym roku i kiedy ostatnio?”Historia klienta przed telefonem lub spotkaniem.
• „Przygotuj mi podsumowanie klienta Gamma przed spotkaniem.”Obrót, otwarte zamówienia, moralność płatnicza i ostatnie dokumenty w jednym miejscu.
• „Którzy klienci kupili w tym roku mniej niż w zeszłym?”Lista firm, do których warto zadzwonić.
• „Które zamówienia czekają na realizację dłużej niż tydzień?”Zablokowane zamówienia, zanim klient zacznie się skarżyć.
• „Kim są nasi najwięksi klienci w ostatnim roku?”Ranking według obrotu z udziałem w łącznej sprzedaży.

Cash-flow i zarząd

• „Jak wygląda prognoza cash-flow na najbliższe 30 dni?”Oczekiwane wpływy i wydatki według terminów płatności.
• „Porównaj przychody z tego i zeszłego półrocza po miesiącach.”Rozwój sprzedaży w tabeli, którą możesz od razu przesłać dalej.
• „Jakie są przychody i koszty według centrów kosztów za trzeci kwartał?”Wynik według centrów kosztów bez ręcznego zestawienia.
• „Które pozycje kosztowe najbardziej wzrosły w tym roku?”Szybki podgląd, gdzie uciekają pieniądze.
• „Podsumuj wrzesień w pięciu punktach dla zarządu.”Krótki przegląd sprzedaży, należności i gotówki do wklejenia w e-mail.

Jak napisać dobre pytanie

1. Podaj okres. „Za wrzesień”, „za trzeci kwartał” albo „od początku roku”. Bez okresu AI zgaduje.
2. Napisz, o którą firmę chodzi. Jeśli masz w ERP kilka firm, wskaż, w której szukać.
3. Dodaj próg lub filtr. „Powyżej 2 000 €”, „tylko krajowe”, „tylko oddział Kraków”. Odpowiedź będzie krótsza i dokładniejsza.
4. Napisz, co chcesz dostać. „Posortuj według kwoty”, „zrób z tego tabelę”, „podsumuj w pięciu punktach”. AI przygotuje wynik od razu w formie, z którą będziesz dalej pracować.

Bezpieczeństwo

Domyślnie AI dane tylko czyta i niczego nie zapisuje do ERP. Dostęp ustawia się per agenda, więc handlowiec nie widzi tego samego co główna księgowa, a płace zwykle w ogóle nie są udostępniane. Na co uważać, zanim dopuścisz AI do danych, omawiamy w artykule Bezpieczeństwo AI nad danymi firmowymi.

Najczęstsze pytania

Chcesz to wypróbować na własnych danych? Zajrzyj na stronę Serwery MCP dla ERP i umów krótką prezentację.