30 promptov pre účtovníkov: na čo sa pýtať AI nad ERP

Keď máte AI asistenta napojeného na ERP, najväčšou prekážkou býva prázdne okno: neviete, na čo sa opýtať. Spísali sme preto tridsať otázok, ktoré účtovníci, konatelia aj obchodníci používajú najčastejšie. Stačí ich skopírovať a upraviť si obdobie alebo názov firmy. Pri každej je napísané, čo vám vráti.

Krátka odpoveď

Otázky fungujú v Claude aj ChatGPT, ak máte AI napojené na ERP cez MCP server. Ako to nastaviť, opisujeme pre Pohodu, Helios iNuvio a ABRA Flexi.

Pohľadávky a upomienky

• „Ktorí odberatelia majú faktúry po splatnosti nad 2 000 €?“Zoznam dlžníkov so sumou a počtom dní po splatnosti. Dobrý začiatok každého pondelka.
• „Kto sú naši najrizikovejší dlžníci?“Firmy, ktoré opakovane platia neskoro alebo majú vysoký otvorený zostatok.
• „Ako platí firma Alfa za posledný rok? Vypíš priemerné oneskorenie.“Platobná morálka jedného zákazníka, keď sa rozhodujete o splatnosti alebo zálohe.
• „Priprav text upomienky pre troch najväčších dlžníkov.“Claude napíše zdvorilý text s číslami faktúr a sumami. Odoslanie necháte na sebe.
• „Ktoré faktúry vystavené v septembri ešte nie sú uhradené?“Rýchla kontrola, čo z minulého mesiaca zostalo otvorené.

Záväzky a platby

• „Ktoré prijaté faktúry majú splatnosť tento týždeň?“Podklad pre platobný príkaz zoradený podľa dátumu splatnosti.
• „Koľko celkovo zaplatíme dodávateľom v najbližších 14 dňoch?“Súčet záväzkov podľa splatnosti, keď plánujete hotovosť.
• „Máme nejaké prijaté faktúry po splatnosti?“Zoznam toho, čo horí, aby ste neprišli o dobré vzťahy s dodávateľmi.
• „Sedí mi saldo s firmou Beta? Vypíš otvorené položky.“Otvorené faktúry a dobropisy s jedným partnerom, napríklad pred odsúhlasením salda.
• „Od ktorých dodávateľov sme tento rok nakúpili najviac?“Rebríček dodávateľov podľa obratu, užitočný pred vyjednávaním cien.

DPH a uzávierka

• „Priprav podklad pre daňové priznanie k DPH za september.“Súhrn vystavených a prijatých dokladov podľa sadzieb, ktorý porovnáte so zostavou v ERP.
• „Vypíš prijaté faktúry za september s DPH nad 400 €.“Doklady, ktoré si chcete pred podaním kontrolného výkazu prejsť jednotlivo.
• „Sú v septembri doklady bez vyplneného IČ DPH odberateľa?“Rýchla kontrola chýb pred podaním.
• „Ktoré doklady za september ešte nie sú zaúčtované?“Zoznam toho, čo chýba pred mesačnou uzávierkou.
• „Nájdi faktúru na 1 940 € od firmy Gama z leta.“Dohľadanie dokladu podľa sumy, firmy alebo textu, keď nepoznáte číslo.

Sklad

• „Ktoré položky sú pod minimálnym stavom?“Zoznam na objednanie bez prechádzania skladových kariet.
• „Máme na sklade položku XYZ aspoň 50 kusov?“Rýchla odpoveď pre obchod vrátane rezervácií, ak ich ERP eviduje.
• „Ktoré položky sa za pol roka ani raz nepredali?“Ležiaky, ktoré viažu peniaze.
• „Aká je hodnota zásob na sklade podľa skupín?“Prehľad pre vedenie alebo inventúru.
• „Koľko kusov položky XYZ máme rezervovaných a pre koho?“Rezervácie podľa zákaziek, keď zákazník čaká na dodanie.

Obchod a zákazníci

• „Čo firma Alfa tento rok objednala a kedy naposledy?“História zákazníka pred telefonátom alebo stretnutím.
• „Priprav mi prehľad zákazníka Gama pred stretnutím.“Obrat, otvorené objednávky, platobná morálka a posledné doklady na jednom mieste.
• „Ktorí zákazníci tento rok nakúpili menej ako minulý rok?“Zoznam firiem, ktorým sa oplatí zavolať.
• „Ktoré objednávky čakajú na vybavenie dlhšie ako týždeň?“Zaseknuté objednávky skôr, než sa zákazník sťažuje.
• „Kto sú naši najväčší zákazníci za posledný rok?“Rebríček podľa obratu s podielom na celkových tržbách.

Cash-flow a vedenie

• „Ako vyzerá výhľad cash-flow na najbližších 30 dní?“Očakávané príjmy a výdavky podľa splatností.
• „Porovnaj tržby tohtoročného a minuloročného polroka po mesiacoch.“Vývoj tržieb v tabuľke, ktorú môžete rovno poslať ďalej.
• „Aké sú výnosy a náklady podľa stredísk za tretí štvrťrok?“Hospodárenie po strediskách bez ručnej zostavy.
• „Ktoré nákladové položky tento rok najviac vzrástli?“Rýchly pohľad, kde unikajú peniaze.
• „Zhrň mi mesiac september v piatich bodoch pre konateľa.“Stručný prehľad tržieb, pohľadávok a hotovosti, ktorý sa dá vložiť do e-mailu.

Ako napísať dobrú otázku

1. Uveďte obdobie. „Za september“, „za tretí štvrťrok“ alebo „od začiatku roka“. Bez obdobia AI háda.
2. Povedzte, o ktorú firmu ide. Ak máte v ERP viac účtovných jednotiek, napíšte, v ktorej sa má hľadať.
3. Pridajte hranicu alebo filter. „Nad 2 000 €“, „len tuzemské“, „len stredisko Bratislava“. Odpoveď bude kratšia a presnejšia.
4. Povedzte, čo chcete dostať. „Zoraď podľa sumy“, „daj to do tabuľky“, „zhrň v piatich bodoch“. AI potom výsledok rovno pripraví do podoby, s ktorou budete pracovať ďalej.

Bezpečnosť

V predvolenom stave AI dáta len číta a nič do ERP nezapisuje. Prístup sa nastavuje po agendách, takže obchodník nevidí to isté čo hlavná účtovníčka a mzdy sa zvyčajne nesprístupňujú vôbec. Čo si postrážiť, kým AI k dátam pustíte, rozoberáme v článku Bezpečnosť AI nad firemnými dátami.

Časté otázky

Chcete to vyskúšať nad vlastnými dátami? Pozrite sa na MCP servery pre ERP a dohodnite si krátku ukážku.