Biuro rachunkowe ma w POHODZIE dziesiątki firm klientów i co miesiąc te same pytania: czego brakuje przed rozliczeniem VAT, kto nie zapłacił, ile wyniesie podatek. Odpowiedzi są w danych, tylko za każdym razem trzeba je wyciągnąć. Asystent AI podłączony do POHODY znajdzie je po jednym pytaniu. W artykule opisujemy, do czego biura go używają, jak oddzielić klientów i jak zacząć.
Krótka odpowiedź
AI w biurze oszczędza najwięcej czasu przy kontrolach i odpowiedziach dla klientów, nie przy samym księgowaniu. Podłączasz ją do POHODY przez serwer MCP, ustawiasz, których klientów widzi który księgowy, i pytasz zwykłym językiem. Księgowanie i podpis zostają po Twojej stronie. Zacznij od pięciu klientów i po miesiącu oceń, ile czasu to zaoszczędziło.
Do czego biura jej używają
- Kontrola przed rozliczeniem VAT„Przygotuj zestawienie VAT klienta Alfa za październik i wypisz faktury zakupowe powyżej 400 €.” Podsumowanie, które porównasz z raportem w POHODZIE, i dokumenty do sprawdzenia przed wysyłką JPK_V7.
- Wyszukanie dokumentu„Znajdź u klienta Beta fakturę na 1 950 € od firmy Gama z lata.” Bez przeklikiwania agend, nawet gdy nie znasz numeru dokumentu.
- Odpowiedzi na pytania klientów„Jak zmieniały się przychody i koszty firmy Beta w poszczególnych miesiącach w tym i w zeszłym roku?” Klient dostaje odpowiedź w kilka minut, a nie po dniu.
- Należności klienta„Kto zalega klientowi Gama z płatnością dłużej niż 60 dni?” Zestawienie dla klienta, który pilnuje cash-flow, razem z propozycją treści monitu.
- Prognoza gotówki„Jakie wpływy i wydatki czekają klienta Delta w najbliższych 30 dniach według terminów płatności?” Materiał na spotkanie z klientem.
Więcej gotowych pytań znajdziesz w artykule 30 promptów dla księgowych.
Jak oddzielić klientów
W biurze najważniejsze jest oddzielenie danych klientów. Dobrze ustawiony serwer MCP rozwiązuje to na trzech poziomach:
- Jednostki księgowe. Każdy klient to w POHODZIE osobna jednostka księgowa. Pytając AI, zawsze wskazujesz firmę.
- Uprawnienia według księgowych. Każdy księgowy widzi tylko swoich klientów. Osoba od płac widzi płace, pozostali nie.
- Rejestr zapytań. Przy każdym zapytaniu widać, kto pytał i o którą firmę. Przydaje się przy kontroli i w sporze z klientem.
Jak to rozwiązuje POHODA MCP: jedno połączenie obsłuży wszystkie jednostki księgowe biura, uprawnienia ustawiasz osobno dla każdego użytkownika, a z POHODĄ łączymy się przez mServer albo bezpośrednio z bazą.
RODO i umowy z klientami
Biuro jest dla klientów podmiotem przetwarzającym dane osobowe. Gdy dodajesz AI, w łańcuchu pojawia się kolejne ogniwo. Dopilnuj:
- umowy powierzenia przetwarzania danych z dostawcą serwera MCP i informacji, gdzie dane są przetwarzane (najlepiej w UE),
- firmowego planu asystenta AI, w którym dane nie służą do trenowania modelu,
- żeby AI widziała tylko agendy potrzebne do pracy (płace i dane wrażliwe tylko tam, gdzie to konieczne),
- wzmianki o korzystaniu z narzędzi AI w umowach z klientami, jeśli Twoje umowy tego wymagają.
Szczegółową listę kontrolną znajdziesz w artykule Bezpieczeństwo AI nad danymi firmowymi.
Ile to kosztuje
W biurach cenę liczy się zwykle od klienta, bo pracy przybywa z każdą firmą. POHODA MCP kosztuje dla biur rachunkowych od 12 € za firmę miesięcznie netto, minimum za 5 firm. Do tego dochodzi jednorazowe podłączenie i subskrypcja asystenta AI dla księgowych, którą płacisz bezpośrednio jego dostawcy.
Jak zacząć
- Wybierz pięciu klientów z różnych branż i z różnie uporządkowanymi danymi.
- Wybierz dwóch księgowych, którzy przez miesiąc będą używać AI i zapisywać, ile czasu im zaoszczędziła.
- Daj im zestaw pytań do kontroli przed VAT i do należności. Zacznij od odczytu, zapis włącz później.
- Po miesiącu oceń zaoszczędzone godziny i błędy, które AI pomogła znaleźć. Potem zdecyduj o kolejnych klientach.
Czego AI za Ciebie nie zrobi
AI nie podpisze deklaracji i nie odpowiada za księgowość. Czyta dane, które są w POHODZIE. Jeśli klient nie dostarczył dokumentu, AI go nie wymyśli. Wyniki traktuj jak materiał do sprawdzenia przez księgowego, tak samo jak pracę nowego kolegi.
Częste pytania
Czy klient może sam korzystać z AI nad swoimi danymi?
Technicznie tak, jeśli założysz mu użytkownika z dostępem tylko do jego firmy. Większość biur zaczyna jednak wewnętrznie i wysyła klientom gotowe wyniki.
Mamy klientów w POHODZIE i w innych programach.
Serwery MCP mamy też dla Money, ABRA, Helios i innych systemów. Asystent AI może mieć podłączonych kilka serwerów jednocześnie. Przegląd jest na stronie Serwery MCP dla ERP.
Czy to nie spowolni POHODY w biurze?
Zapytania tylko czytają i działają z niskim priorytetem. Typowe zapytanie obciąża bazę mniej niż zwykły raport.
Chcesz to wypróbować na swoich klientach? POHODA MCP jest przez pierwsze 14 dni za darmo.
Czy artykuł był pomocny?
Dzięki za opinię!