AI v účetní kanceláři nad POHODOU: jak na desítky klientů

Účetní kancelář má v POHODĚ desítky účetních jednotek a každý měsíc stejné otázky: co chybí před DPH, kdo nezaplatil, kolik bude daň. Odpovědi v datech jsou, jen je potřeba je pokaždé vytáhnout. AI asistent napojený na POHODU je umí najít na jeden dotaz. V článku popisujeme, k čemu ho kanceláře používají, jak oddělit klienty a jak začít.

Krátká odpověď

K čemu ji kanceláře používají

• Kontrola před přiznáním DPH„Připrav podklad pro DPH klienta Alfa za říjen a vypiš přijaté faktury nad 10 000 Kč.“ Souhrn, který porovnáte se sestavou v POHODĚ, a doklady pro kontrolní hlášení.
• Dohledání dokladu„Najdi u klienta Beta fakturu na 48 500 Kč od firmy Gama z léta.“ Bez proklikávání agend, i když neznáte číslo dokladu.
• Odpovědi na dotazy klientů„Jak se vyvíjely výnosy a náklady firmy Beta po měsících letos a loni?“ Klient má odpověď za pár minut místo za den.
• Pohledávky klienta„Kdo dluží klientovi Gama víc než 60 dní?“ Přehled pro klienta, který řeší cash-flow, i s návrhem textu upomínky.
• Výhled hotovosti„Jaké příjmy a výdaje čekají klienta Delta v příštích 30 dnech podle splatností?“ Podklad pro poradu s klientem.

Další hotové dotazy najdete v článku 30 promptů pro účetní.

Jak oddělit klienty

V kanceláři je oddělení dat klientů to nejdůležitější. Dobře nastavený MCP server to řeší třemi vrstvami:

1. Účetní jednotky. Každý klient je v POHODĚ samostatná účetní jednotka. AI se ptáte vždy s určením firmy.
2. Oprávnění po účetních. Každý účetní vidí jen své klienty. Mzdová účetní vidí mzdy, ostatní ne.
3. Záznam dotazů. U každého dotazu je vidět, kdo se ptal a na jakou firmu. Hodí se při kontrole i při sporu s klientem.

Jak to řeší POHODA MCP: jedno připojení zvládne všechny účetní jednotky kanceláře, oprávnění nastavíte pro každého uživatele zvlášť a k POHODĚ se připojíme přes mServer, nebo přímo k databázi.

GDPR a smlouvy s klienty

Kancelář je pro klienty zpracovatelem osobních údajů. Když přidáte AI, přibývá další článek řetězce. Pohlídejte si:

• smlouvu o zpracování s dodavatelem MCP serveru a vědět, kde data běží (ideálně v EU),
• firemní tarif AI asistenta, ve kterém se data nepoužívají k trénování modelu,
• že AI vidí jen agendy, které k práci potřebuje (mzdy a citlivé údaje jen tam, kde je to nutné),
• zmínku o použití AI nástrojů ve smlouvách s klienty, pokud to vaše smlouvy vyžadují.

Podrobný kontrolní seznam najdete v článku Bezpečnost AI nad firemními daty.

Kolik to stojí

U kanceláří se cena obvykle počítá za klienta, protože práce roste s počtem firem. POHODA MCP stojí pro účetní kanceláře od 290 Kč za firmu měsíčně bez DPH, minimálně za 5 firem. K tomu jednorázové připojení a předplatné AI asistenta pro účetní, které platíte přímo jeho poskytovateli.

Jak začít

1. Vyberte pět klientů s různými obory a různě uklizenými daty.
2. Vyberte dva účetní, kteří budou AI měsíc používat a zapisovat, co jim ušetřila.
3. Dejte jim sadu dotazů na kontrolu před DPH a na pohledávky. Začněte čtením, zápis zapněte až později.
4. Po měsíci vyhodnoťte ušetřené hodiny a chyby, které AI pomohla najít. Pak rozhodněte o dalších klientech.

Časté otázky

Chcete to vyzkoušet na svých klientech? POHODA MCP je prvních 14 dní zdarma.