AI v účtovnej kancelárii nad POHODOU: ako na desiatky klientov

Účtovná kancelária má v POHODE desiatky účtovných jednotiek a každý mesiac rovnaké otázky: čo chýba pred DPH, kto nezaplatil, koľko bude daň. Odpovede v dátach sú, len ich treba zakaždým vytiahnuť. AI asistent napojený na POHODU ich nájde na jednu otázku. V článku opisujeme, na čo ho kancelárie používajú, ako oddeliť klientov a ako začať.

Krátka odpoveď

Na čo ju kancelárie používajú

• Kontrola pred podaním priznania k DPH„Priprav podklad k DPH klienta Alfa za október a vypíš prijaté faktúry nad 400 €.“ Súhrn, ktorý porovnáte so zostavou v POHODE, a doklady pre kontrolný výkaz.
• Dohľadanie dokladu„Nájdi u klienta Beta faktúru na 1 950 € od firmy Gama z leta.“ Bez preklikávania agend, aj keď nepoznáte číslo dokladu.
• Odpovede na otázky klientov„Ako sa vyvíjali výnosy a náklady firmy Beta po mesiacoch tento rok a minulý rok?“ Klient má odpoveď za pár minút namiesto za deň.
• Pohľadávky klienta„Kto dlhuje klientovi Gama viac ako 60 dní?“ Prehľad pre klienta, ktorý rieši cash-flow, aj s návrhom textu upomienky.
• Výhľad hotovosti„Aké príjmy a výdavky čakajú klienta Delta v najbližších 30 dňoch podľa splatností?“ Podklad na poradu s klientom.

Ďalšie hotové otázky nájdete v článku 30 promptov pre účtovníkov.

Ako oddeliť klientov

V kancelárii je oddelenie dát klientov to najdôležitejšie. Dobre nastavený MCP server to rieši v troch vrstvách:

1. Účtovné jednotky. Každý klient je v POHODE samostatná účtovná jednotka. AI sa pýtate vždy s určením firmy.
2. Oprávnenia po účtovníkoch. Každý účtovník vidí len svojich klientov. Mzdová účtovníčka vidí mzdy, ostatní nie.
3. Záznam otázok. Pri každej otázke je vidieť, kto sa pýtal a na akú firmu. Hodí sa pri kontrole aj pri spore s klientom.

Ako to rieši POHODA MCP: jedno pripojenie zvládne všetky účtovné jednotky kancelárie, oprávnenia nastavíte pre každého používateľa zvlášť a k POHODE sa pripojíme cez mServer, alebo priamo k databáze.

GDPR a zmluvy s klientmi

Kancelária je pre klientov sprostredkovateľom osobných údajov. Keď pridáte AI, pribúda ďalší článok reťazca. Postrážte si:

• zmluvu o spracúvaní osobných údajov s dodávateľom MCP servera a informáciu, kde dáta bežia (ideálne v EÚ),
• firemný tarif AI asistenta, v ktorom sa dáta nepoužívajú na trénovanie modelu,
• aby AI videla len agendy, ktoré na prácu potrebuje (mzdy a citlivé údaje len tam, kde je to nutné),
• zmienku o používaní AI nástrojov v zmluvách s klientmi, ak to vaše zmluvy vyžadujú.

Podrobný kontrolný zoznam nájdete v článku Bezpečnosť AI nad firemnými dátami.

Koľko to stojí

Pri kanceláriách sa cena zvyčajne počíta za klienta, pretože práca rastie s počtom firiem. POHODA MCP stojí pre účtovné kancelárie od 12 € za firmu mesačne bez DPH, minimálne za 5 firiem. K tomu jednorazové pripojenie a predplatné AI asistenta pre účtovníkov, ktoré platíte priamo jeho poskytovateľovi.

Ako začať

1. Vyberte päť klientov z rôznych odborov a s rôzne upratanými dátami.
2. Vyberte dvoch účtovníkov, ktorí budú AI mesiac používať a zapisovať si, čo im ušetrila.
3. Dajte im sadu otázok na kontrolu pred DPH a na pohľadávky. Začnite čítaním, zápis zapnite až neskôr.
4. Po mesiaci vyhodnoťte ušetrené hodiny a chyby, ktoré AI pomohla nájsť. Potom rozhodnite o ďalších klientoch.

Časté otázky

Chcete to vyskúšať na svojich klientoch? POHODA MCP je prvých 14 dní zadarmo.