Obchodní tým žije v CRM — Raynet, Pipedrive nebo HubSpot. Účetní žije v POHODĚ. A mezi nimi se přepisuje: nový zákazník ručně do účetnictví, vystavená faktura ručně ke kontaktu, stav pohledávek se zjišťuje dotazem přes kancelář. Tenhle článek shrnuje, co se mezi CRM a POHODOU dá přenášet automaticky, jaké čtyři cesty propojení existují a podle čeho vybrat.
Krátká odpověď
Propojit POHODU s CRM jde vždy — POHODA má otevřené XML rozhraní, které umí číst i zapisovat všechny podstatné agendy. Rozhoduje se mezi nativním doplňkem CRM (rychlé, ale co umí, to umí), ruční synchronizací exporty (zadarmo, ale někdo ji musí dělat), DIY automatizací (Make/Zapier — naráží na mServer) a integrační platformou (stavěná na míru, hlídaná, obousměrná). Čím víc agend a čím víc lidí se systémy pracuje, tím dřív se vyplatí poslední cesta.
Co se mezi CRM a POHODOU přenáší
- Zákazníci a kontaktyNová firma v CRM se založí jako adresář v POHODĚ — s IČO, DIČ a fakturační adresou. Obousměrně: změna fakturačních údajů v účetnictví se propíše zpět obchodníkovi.
- Faktury a pohledávkyVystavené faktury z POHODY se zobrazí u zákazníka v CRM včetně stavu úhrady. Obchodník vidí, komu nevolat s novou nabídkou, dokud dluží.
- Produkty a ceníkySkladové karty a ceny z POHODY jako podklad pro nabídky v CRM — nabídka se pak neskládá z neaktuálních cen.
- Zakázky a objednávkyVyhraná příležitost v CRM se promění v přijatou objednávku nebo zakázku v POHODĚ — bez přepisování položek.
Čtyři cesty propojení
- Nativní doplněk CRM. Některá CRM mají konektor na POHODU přímo v nabídce doplňků. Výhoda: rychlé zapnutí. Limit: přenáší jen to, s čím výrobce počítal, obvykle jedním směrem a v pevném intervalu — a s edicemi mimo řadu SQL/E1 bývá potíž.
- Ruční exporty a importy. POHODA umí XML export/import, CRM zpravidla CSV. Zadarmo a bez závislostí, ale synchronizaci musí někdo pravidelně dělat — a den, kdy se na ni zapomene, je den, kdy obchodník volá dlužníkovi s novou nabídkou.
- DIY automatizace (Make, Zapier, n8n). Na straně CRM funguje skvěle, na straně POHODY narazí: mServer běží u vás (není veřejné cloudové API) a oficiální konektor neexistuje. Podrobně jsme to rozebrali v článku Make, Zapier, n8n a POHODA.
- Integrační platforma. Propojení postavené na míru vybraným agendám, obousměrné, s monitoringem a validací každého přenosu. Stavba podle agend (obvykle 6–12 hodin práce na agendu), pak běží samo. Dvojici najdete v katalogu integrací — například Raynet + POHODA E1.
Specifika POHODY, se kterými je třeba počítat
POHODA komunikuje přes XML rozhraní; pro průběžnou synchronizaci se používá mServer — HTTP server, který je součástí každé POHODY, ale běží na vašem stroji a je potřeba ho správně provozovat. U edic řady SQL a E1 lze číst i přímo z databáze, což snese častější synchronizaci a větší objemy. Edice se liší i tím, kolik paralelních připojení zvládnou — na tom stojí volba intervalu synchronizace.
Nejčastější případ: Raynet + POHODA
Česká kombinace, kterou stavíme nejčastěji: Raynet jako CRM, POHODA jako účetnictví. Adresář a pohledávky tečou obousměrně, vyhrané obchody se mění v objednávky. A pokud tým žije v kalendáři, synchronizujeme i Raynet s Outlookem — schůzky, úpravy a rušení v obou směrech.
Jedna past: duplicitní zákazníci
Nejčastější zdroj zmatku v praxi. Obchodník založí „Novák s.r.o.“, účetní má v adresáři „NOVÁK, spol. s r. o.“ — a integrace bez pravidel vyrobí třetí záznam. Řešení je párovat podle IČO, ne podle názvu, a určit, který systém je pro který údaj autoritou (fakturační údaje vede účetnictví, obchodní kontakty CRM). Tohle pravidlo nastavujeme při každé integraci jako první.
Časté otázky
Kolik propojení POHODY s CRM stojí?
U integrační platformy se cena odvíjí od počtu agend — základní propojení jedné agendy vyjde podle typu na 6–12 hodin práce, přesný rozsah se upřesňuje po úvodní schůzce. Nativní doplňky mívají měsíční paušál, ruční synchronizace stojí čas člověka, který ji dělá.
Funguje propojení obousměrně?
U integrační platformy ano — každá agenda má svůj směr a interval. Typicky: zákazníci obousměrně, faktury z POHODY do CRM, objednávky z CRM do POHODY. Nativní doplňky bývají jednosměrné.
Musím kvůli integraci kupovat mServer?
mServer není samostatný produkt — je součástí každé POHODY. Je ale potřeba ho u vás zprovoznit a udržet v běhu; s tím pomůžeme. U edic SQL a E1 umíme část přenosů řešit i přímo přes databázi.
Mám jiné CRM než Raynet — jde to taky?
Ano. Postup je stejný pro libovolné CRM s API (Pipedrive, HubSpot a další) — mění se jen strana CRM, strana POHODY zůstává. Kombinace najdete v katalogu integrací.
Byl pro vás článek užitečný?
Díky za zpětnou vazbu!