30 promptů pro účetní: na co se ptát AI nad ERP

Když máte AI asistenta napojeného na ERP, největší překážkou bývá prázdné okno: nevíte, na co se zeptat. Sepsali jsme proto třicet dotazů, které účetní, jednatelé i obchodníci používají nejčastěji. Stačí je zkopírovat a upravit si období nebo název firmy. U každého je napsané, co vám vrátí.

Krátká odpověď

Dotazy fungují v Claude i ChatGPT, pokud máte AI napojené na ERP přes MCP server. Jak to nastavit, popisujeme pro Pohodu, Helios iNuvio a ABRA Flexi.

Pohledávky a upomínky

• „Kteří odběratelé mají faktury po splatnosti nad 50 000 Kč?“Seznam dlužníků s částkou a počtem dní po splatnosti. Dobrý začátek každého pondělí.
• „Kdo jsou naši nejrizikovější dlužníci?“Firmy, které platí opakovaně pozdě nebo mají vysoký otevřený zůstatek.
• „Jak platí firma Alfa za poslední rok? Vypiš průměrné zpoždění.“Platební morálka jednoho zákazníka, když se rozhodujete o splatnosti nebo záloze.
• „Připrav text upomínky pro tři největší dlužníky.“Claude sepíše zdvořilý text s čísly faktur a částkami. Odeslání necháte na sobě.
• „Které faktury vydané v září ještě nejsou uhrazené?“Rychlá kontrola, co z minulého měsíce zůstalo otevřené.

Závazky a platby

• „Které přijaté faktury mají splatnost tento týden?“Podklad pro platební příkaz seřazený podle data splatnosti.
• „Kolik celkem zaplatíme dodavatelům v příštích 14 dnech?“Součet závazků podle splatnosti, když plánujete hotovost.
• „Máme nějaké přijaté faktury po splatnosti?“Seznam toho, co hoří, abyste nepřišli o dobré vztahy s dodavateli.
• „Sedí mi saldo s firmou Beta? Vypiš otevřené položky.“Otevřené faktury a dobropisy s jedním partnerem, třeba před odsouhlasením salda.
• „Od kterých dodavatelů jsme letos nakoupili nejvíc?“Žebříček dodavatelů podle obratu, užitečný před vyjednáváním cen.

DPH a uzávěrka

• „Připrav podklad pro přiznání DPH za září.“Souhrn vydaných a přijatých dokladů podle sazeb, který porovnáte se sestavou v ERP.
• „Vypiš přijaté faktury za září nad 10 000 Kč včetně DPH.“Doklady, které se v kontrolním hlášení uvádějí jednotlivě.
• „Jsou v září doklady bez vyplněného DIČ u odběratele?“Rychlá kontrola chyb před podáním.
• „Které doklady za září ještě nejsou zaúčtované?“Seznam toho, co chybí před uzávěrkou měsíce.
• „Najdi fakturu na 48 500 Kč od firmy Gama z léta.“Dohledání dokladu podle částky, firmy nebo textu, když neznáte číslo.

Sklad

• „Které položky jsou pod minimálním stavem?“Seznam k objednání bez procházení skladových karet.
• „Máme skladem položku XYZ aspoň 50 kusů?“Rychlá odpověď pro obchod, včetně rezervací, pokud je ERP eviduje.
• „Které položky se za půl roku ani jednou neprodaly?“Ležáky, které vážou peníze.
• „Jaká je hodnota zásob na skladě podle skupin?“Přehled pro vedení nebo inventuru.
• „Kolik kusů položky XYZ máme rezervovaných a pro koho?“Rezervace podle zakázek, když zákazník čeká na dodání.

Obchod a zákazníci

• „Co firma Alfa letos objednala a kdy naposledy?“Historie zákazníka před telefonátem nebo schůzkou.
• „Připrav mi přehled zákazníka Gama před schůzkou.“Obrat, otevřené objednávky, platební morálka a poslední doklady na jednom místě.
• „Kteří zákazníci letos nakoupili méně než loni?“Seznam firem, kterým se vyplatí zavolat.
• „Které objednávky čekají na vyřízení déle než týden?“Zaseknuté objednávky dřív, než si zákazník stěžuje.
• „Kdo jsou naši největší zákazníci za poslední rok?“Žebříček podle obratu s podílem na celkových tržbách.

Cash-flow a vedení

• „Jak vypadá cash-flow výhled na příštích 30 dní?“Očekávané příjmy a výdaje podle splatností.
• „Srovnej tržby letošního a loňského pololetí po měsících.“Vývoj tržeb v tabulce, kterou můžete rovnou poslat dál.
• „Jaké jsou výnosy a náklady po střediscích za třetí čtvrtletí?“Hospodaření po střediscích bez ruční sestavy.
• „Které nákladové položky letos nejvíc vzrostly?“Rychlý pohled, kde utíkají peníze.
• „Shrň mi měsíc září v pěti bodech pro jednatele.“Stručný přehled tržeb, pohledávek a hotovosti, který se dá vložit do e-mailu.

Jak napsat dobrý dotaz

1. Uveďte období. „Za září“, „za třetí čtvrtletí“ nebo „od začátku roku“. Bez období AI hádá.
2. Řekněte, o kterou firmu jde. Pokud máte v ERP víc účetních jednotek, napište, ve které se má hledat.
3. Přidejte hranici nebo filtr. „Nad 50 000 Kč“, „jen tuzemské“, „jen středisko Brno“. Odpověď bude kratší a přesnější.
4. Řekněte, co chcete dostat. „Seřaď podle částky“, „dej to do tabulky“, „shrň v pěti bodech“. AI pak výsledek rovnou připraví do podoby, se kterou budete pracovat dál.

Bezpečnost

Ve výchozím stavu AI data jen čte a nic do ERP nezapisuje. Přístup se nastavuje po agendách, takže obchodník nevidí totéž co hlavní účetní a mzdy se obvykle nezpřístupňují vůbec. Co si pohlídat, než AI k datům pustíte, rozebíráme v článku Bezpečnost AI nad firemními daty.

Časté otázky

Chcete to vyzkoušet nad vlastními daty? Podívejte se na MCP servery pro ERP a domluvte si krátkou ukázku.