Symmy verbindet Hubspot mit Vema. Bestellungen fließen aus Hubspot in Vema, in die Gegenrichtung wandern Produkt- und Lagerdaten sowie Belege. Für dieses Paar übertragen wir 4 Agenden — jede einzeln, in der gewünschten Richtung und im gewünschten Intervall. Die Basisanbindung einer Agenda dauert je nach Typ 6–12 Arbeitsstunden; den genauen Umfang präzisieren wir nach einem ersten Gespräch.
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Was wir übertragen und wie oft
| Bereich | Richtung | Standardintervall |
|---|---|---|
| Erhaltene Bestellungen | Hubspot → Vema | 15 min |
| Produktkarten | Vema → Hubspot | 60 min |
| Preislisten | Vema → Hubspot | 60 min |
| Kunden | Hubspot → Vema | 60 min |
Am häufigsten binden wir so E-Shops an, dieselben Bereiche übertragen wir aber auch in CRM, WMS oder B2B-Portale. Die angegebenen Werte sind Standardeinstellungen, keine festen Regeln. Richtung und Intervall lassen sich je Bereich ändern, und auch nicht aufgeführte Bereiche können ergänzt werden — das Intervall verkürzen wir, wenn der Betrieb schnellere Reaktionen erfordert, oder verlängern es, wenn eine seltenere Synchronisation genügt.
So funktioniert die Anbindung
Auf der Seite von Hubspot nutzen wir: REST API, OAuth2 / Private-App-Token. Vema binden wir an über: Offene Schnittstelle + systematische Datenexporte.
Zu den Lizenzen: Die API-Limits unterscheiden sich je nach Tarif. Wir prüfen das bei der Eingangsanalyse, damit das Budget von Anfang an damit rechnet.
Worauf Sie achten sollten
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1
Lohn- und Personaldaten unterliegen einem strengeren Regime.
Vema trägt oft sensible HR-Daten. Wir bauen die Integration so, dass nur übertragen wird, was der jeweilige Datenfluss braucht — wirtschaftliche Belege ja, personenbezogene Daten nur dort, wo es dafür Grund und Einwilligung gibt.
-
2
Wirtschaft und Löhne sind getrennte Module.
Jedes Vema-Modul hat eigene Datenstrukturen. Wir klären vorab, aus welchem Modul die Daten fließen sollen — eine „Rechnung“ aus dem Wirtschaftsmodul ist nicht dasselbe wie eine Unterlage aus dem Lohnmodul.
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3
Der Shop führt Preise inkl. MwSt., das ERP ohne.
Bei der Preisübertragung zwischen den Systemen entstehen Rundungsdifferenzen, die sich über Hunderte von Belegen summieren. Wir klären daher zu Beginn, welche Seite für den Preis verbindlich ist — wir können runden, Nettopreise gemäß ERP übertragen oder umgekehrt. Entscheidend ist, dass das Ergebnis zu Ihrer Buchhaltung passt.
-
4
Die API-Limits wachsen mit dem Tarif.
HubSpot begrenzt die Zahl der Anfragen je nach Tarif. Wir stellen die Synchronisierungsfrequenz so ein, dass sie in Ihren Plan passt.
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5
Kontakte vs. Unternehmen: Zuordnung über Assoziationen.
HubSpot trennt Kontakte und Unternehmen und verknüpft sie über Assoziationen. Wir vereinbaren, auf welcher Ebene mit dem ERP gematcht wird, sonst entstehen Duplikate.
Referenzen unserer Kunden
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Häufige Fragen
Was kostet die Anbindung?
Wir berechnen 85 € ohne MwSt. pro Stunde. Die Anbindung eines Bereichs dauert je nach Typ 6–12 Stunden, bei größeren Systemen mehr — den genauen Umfang klären wir nach einem ersten Gespräch. Der Rechner oben liefert eine Schätzung für Ihre Kombination von Bereichen.
Brauche ich für die Anbindung eine zusätzliche Lizenz oder ein Zusatzmodul?
Die API-Limits unterscheiden sich je nach Tarif. Die Details prüfen wir bei der Eingangsanalyse.
Was passiert, wenn Vema nicht erreichbar ist?
Die Synchronisation versucht die Verbindung im nächsten Intervall erneut — so lange, bis sie wieder steht. Eine Benachrichtigung geht sofort nach Erkennen des Problems raus, Sie erfahren also vom Ausfall, bevor er sich auf Bestellungen auswirkt.
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