Das Vertriebsteam lebt im CRM — Raynet, Pipedrive oder HubSpot. Die Buchhaltung lebt in POHODA. Und dazwischen wird abgetippt: der neue Kunde manuell in die Buchhaltung, die ausgestellte Rechnung manuell zum Kontakt, der Stand der Forderungen wird per Zuruf durchs Büro erfragt. Dieser Artikel fasst zusammen, was sich zwischen CRM und POHODA automatisch übertragen lässt, welche vier Wege der Anbindung es gibt und wonach Sie wählen sollten.
Die kurze Antwort
POHODA lässt sich mit einem CRM immer verbinden — POHODA hat eine offene XML-Schnittstelle, die alle wesentlichen Agenden lesen und schreiben kann. Die Wahl fällt zwischen einem nativen CRM-Add-on (schnell, aber es kann nur, was es kann), manueller Synchronisation per Export (gratis, aber jemand muss sie machen), DIY-Automatisierung (Make/Zapier — scheitert am mServer) und einer Integrationsplattform (maßgeschneidert, überwacht, bidirektional). Je mehr Agenden und je mehr Menschen mit den Systemen arbeiten, desto früher lohnt sich der letzte Weg.
Was zwischen CRM und POHODA übertragen wird
- Kunden und KontakteEine neue Firma im CRM wird als Adressbucheintrag in POHODA angelegt — mit Firmen-ID (IČO), USt-IdNr. und Rechnungsadresse. Bidirektional: Eine Änderung der Rechnungsdaten in der Buchhaltung fließt zurück zum Vertriebsmitarbeiter.
- Rechnungen und ForderungenAusgestellte Rechnungen aus POHODA erscheinen beim Kunden im CRM, inklusive Zahlungsstatus. Der Vertrieb sieht, wen er nicht mit einem neuen Angebot anrufen sollte, solange er schuldet.
- Produkte und PreislistenLagerkarten und Preise aus POHODA als Grundlage für Angebote im CRM — das Angebot wird dann nicht aus veralteten Preisen zusammengestellt.
- Aufträge und BestellungenEine gewonnene Verkaufschance im CRM wird zu einer eingegangenen Bestellung oder einem Auftrag in POHODA — ohne Abtippen der Positionen.
Vier Wege der Anbindung
- Natives CRM-Add-on. Manche CRMs haben einen POHODA-Konnektor direkt im Add-on-Angebot. Vorteil: schnell aktiviert. Grenze: Es überträgt nur, was der Hersteller vorgesehen hat, meist in eine Richtung und in festem Intervall — und mit Editionen außerhalb der SQL/E1-Reihe gibt es oft Schwierigkeiten.
- Manuelle Exporte und Importe. POHODA beherrscht XML-Export/-Import, das CRM in der Regel CSV. Gratis und ohne Abhängigkeiten, aber die Synchronisation muss jemand regelmäßig durchführen — und der Tag, an dem sie vergessen wird, ist der Tag, an dem der Vertrieb einen Schuldner mit einem neuen Angebot anruft.
- DIY-Automatisierung (Make, Zapier, n8n). Auf der CRM-Seite funktioniert sie hervorragend, auf der POHODA-Seite stößt sie an Grenzen: Der mServer läuft bei Ihnen (es gibt keine öffentliche Cloud-API), und einen offiziellen Konnektor gibt es nicht. Ausführlich haben wir das im Artikel Make, Zapier, n8n und POHODA auseinandergenommen.
- Integrationsplattform. Eine Anbindung, maßgeschneidert auf die ausgewählten Agenden, bidirektional, mit Monitoring und Validierung jeder Übertragung. Gebaut wird nach Agenden (üblicherweise 6–12 Stunden Arbeit pro Agende), danach läuft sie von selbst. Das Paar finden Sie im Integrationskatalog — zum Beispiel Raynet + POHODA E1.
POHODA-Besonderheiten, mit denen Sie rechnen müssen
POHODA kommuniziert über eine XML-Schnittstelle; für die laufende Synchronisation wird der mServer genutzt — ein HTTP-Server, der Bestandteil jeder POHODA ist, aber auf Ihrem Rechner läuft und richtig betrieben werden muss. Bei den Editionen der SQL- und E1-Reihe kann auch direkt aus der Datenbank gelesen werden, was häufigere Synchronisation und größere Volumina verträgt. Die Editionen unterscheiden sich auch darin, wie viele parallele Verbindungen sie verkraften — darauf beruht die Wahl des Synchronisationsintervalls.
Der häufigste Fall: Raynet + POHODA
Die tschechische Kombination, die wir am häufigsten bauen: Raynet als CRM, POHODA als Buchhaltung. Adressbuch und Forderungen fließen bidirektional, gewonnene Deals werden zu Bestellungen. Und wenn das Team im Kalender lebt, synchronisieren wir auch Raynet mit Outlook — Termine, Änderungen und Absagen in beide Richtungen.
Eine Falle: doppelte Kunden
Die häufigste Quelle von Verwirrung in der Praxis. Der Vertriebsmitarbeiter legt „Novák s.r.o.“ an, die Buchhaltung führt im Adressbuch „NOVÁK, spol. s r. o.“ — und eine Integration ohne Regeln produziert einen dritten Datensatz. Die Lösung: nach der Firmen-ID (IČO) abgleichen, nicht nach dem Namen, und festlegen, welches System für welche Angabe die Autorität ist (Rechnungsdaten führt die Buchhaltung, Geschäftskontakte das CRM). Diese Regel legen wir bei jeder Integration als Erstes fest.
Häufige Fragen
Was kostet die Anbindung von POHODA an ein CRM?
Bei einer Integrationsplattform richtet sich der Preis nach der Zahl der Agenden — die Basis-Anbindung einer Agende liegt je nach Typ bei 6–12 Stunden Arbeit, der genaue Umfang wird nach dem Erstgespräch präzisiert. Native Add-ons haben meist eine Monatspauschale, die manuelle Synchronisation kostet die Zeit der Person, die sie durchführt.
Funktioniert die Anbindung bidirektional?
Bei einer Integrationsplattform ja — jede Agende hat ihre Richtung und ihr Intervall. Typisch: Kunden bidirektional, Rechnungen von POHODA ins CRM, Bestellungen vom CRM nach POHODA. Native Add-ons sind meist unidirektional.
Muss ich für die Integration den mServer kaufen?
Der mServer ist kein eigenständiges Produkt — er ist Bestandteil jeder POHODA. Er muss aber bei Ihnen eingerichtet und am Laufen gehalten werden; dabei helfen wir. Bei den Editionen SQL und E1 können wir einen Teil der Übertragungen auch direkt über die Datenbank abwickeln.
Ich habe ein anderes CRM als Raynet — geht das auch?
Ja. Das Vorgehen ist für jedes CRM mit API gleich (Pipedrive, HubSpot und weitere) — es ändert sich nur die CRM-Seite, die POHODA-Seite bleibt. Die Kombinationen finden Sie im Integrationskatalog.
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