30 Prompts für die Buchhaltung: Was Sie die KI über Ihr ERP fragen können

Ist Ihr KI-Assistent mit dem ERP verbunden, ist das größte Hindernis oft das leere Eingabefeld: Sie wissen nicht, was Sie fragen sollen. Deshalb haben wir dreißig Fragen gesammelt, die Buchhaltung, Geschäftsführung und Vertrieb am häufigsten nutzen. Kopieren Sie sie und ändern Sie Zeitraum oder Firmennamen. Zu jeder steht, was sie liefert.

Die kurze Antwort

Die Fragen funktionieren in Claude und ChatGPT, wenn die KI über einen MCP-Server mit dem ERP verbunden ist. Die Einrichtung beschreiben wir für POHODA, Helios iNuvio und ABRA Flexi.

Forderungen und Mahnungen

• „Welche Kunden haben überfällige Rechnungen über 2.000 €?“Eine Liste der Schuldner mit Betrag und Tagen im Verzug. Ein guter Start in jeden Montag.
• „Wer sind unsere riskantesten Schuldner?“Firmen, die immer wieder spät zahlen oder einen hohen offenen Saldo haben.
• „Wie hat die Firma Alfa im letzten Jahr gezahlt? Zeig den durchschnittlichen Verzug.“Das Zahlungsverhalten eines Kunden, wenn Sie über Zahlungsziel oder Anzahlung entscheiden.
• „Formuliere eine Zahlungserinnerung für unsere drei größten Schuldner.“Claude schreibt einen höflichen Text mit Rechnungsnummern und Beträgen. Das Versenden bleibt bei Ihnen.
• „Welche im September ausgestellten Rechnungen sind noch offen?“Eine schnelle Kontrolle, was aus dem Vormonat noch offen ist.

Verbindlichkeiten und Zahlungen

• „Welche Eingangsrechnungen sind diese Woche fällig?“Die Grundlage für den Zahlungslauf, sortiert nach Fälligkeit.
• „Wie viel zahlen wir Lieferanten in den nächsten 14 Tagen insgesamt?“Verbindlichkeiten summiert nach Fälligkeit, für die Liquiditätsplanung.
• „Haben wir überfällige Eingangsrechnungen?“Was dringend ist, bevor es das Verhältnis zu Lieferanten belastet.
• „Stimmt unser Saldo mit der Firma Beta? Liste die offenen Posten auf.“Offene Rechnungen und Gutschriften mit einem Partner, etwa vor einer Saldenbestätigung.
• „Bei welchen Lieferanten haben wir dieses Jahr am meisten eingekauft?“Lieferanten nach Einkaufsvolumen, nützlich vor Preisverhandlungen.

Umsatzsteuer und Monatsabschluss

• „Bereite die Zahlen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung für September vor.“Ausgangs- und Eingangsbelege nach Steuersätzen, zum Abgleich mit der Auswertung im ERP.
• „Liste Eingangsrechnungen aus dem September mit Umsatzsteuer über 400 € auf.“Belege, die Sie vor der Abgabe einzeln prüfen wollen.
• „Gibt es im September Belege ohne USt-IdNr. des Kunden?“Eine schnelle Fehlerkontrolle vor der Abgabe.
• „Welche Belege aus dem September sind noch nicht gebucht?“Was vor dem Monatsabschluss noch fehlt.
• „Finde die Rechnung über 1.940 € von der Firma Gamma aus dem Sommer.“Einen Beleg nach Betrag, Firma oder Text finden, wenn Sie die Nummer nicht kennen.

Lager

• „Welche Artikel liegen unter dem Mindestbestand?“Eine Bestellliste, ohne Lagerkarten durchzugehen.
• „Haben wir mindestens 50 Stück von Artikel XYZ auf Lager?“Eine schnelle Antwort für den Vertrieb, mit Reservierungen, wenn Ihr ERP sie führt.
• „Welche Artikel wurden in den letzten sechs Monaten kein einziges Mal verkauft?“Ladenhüter, die Kapital binden.
• „Wie hoch ist der Lagerwert nach Artikelgruppen?“Ein Überblick für die Geschäftsführung oder die Inventur.
• „Wie viele Stück von Artikel XYZ sind reserviert, und für wen?“Reservierungen nach Aufträgen, wenn ein Kunde auf die Lieferung wartet.

Vertrieb und Kunden

• „Was hat die Firma Alfa dieses Jahr bestellt, und wann zuletzt?“Die Kundenhistorie vor einem Anruf oder Termin.
• „Erstelle mir vor dem Termin eine Übersicht über den Kunden Gamma.“Umsatz, offene Aufträge, Zahlungsverhalten und letzte Belege an einem Ort.
• „Welche Kunden haben dieses Jahr weniger gekauft als im Vorjahr?“Eine Liste von Firmen, bei denen sich ein Anruf lohnt.
• „Welche Aufträge warten länger als eine Woche auf Erledigung?“Hängende Aufträge, bevor sich der Kunde beschwert.
• „Wer waren unsere größten Kunden im letzten Jahr?“Kunden nach Umsatz mit ihrem Anteil am Gesamtumsatz.

Cashflow und Geschäftsführung

• „Wie sieht die Cashflow-Vorschau für die nächsten 30 Tage aus?“Erwartete Ein- und Auszahlungen nach Fälligkeit.
• „Vergleiche den Umsatz dieses und des letzten Halbjahres nach Monaten.“Die Umsatzentwicklung als Tabelle, die Sie direkt weiterleiten können.
• „Wie sind Erlöse und Kosten nach Kostenstellen im dritten Quartal?“Ergebnisse je Kostenstelle ohne manuelle Auswertung.
• „Welche Kostenpositionen sind dieses Jahr am stärksten gestiegen?“Ein schneller Blick, wo Geld verloren geht.
• „Fasse den September in fünf Punkten für die Geschäftsführung zusammen.“Ein kurzer Überblick über Umsatz, Forderungen und Liquidität für eine E-Mail.

So stellen Sie eine gute Frage

1. Nennen Sie einen Zeitraum. „Für September“, „für das dritte Quartal“ oder „seit Jahresbeginn“. Ohne Zeitraum muss die KI raten.
2. Sagen Sie, um welche Firma es geht. Führen Sie mehrere Firmen im ERP, nennen Sie die, in der gesucht werden soll.
3. Fügen Sie eine Grenze oder einen Filter hinzu. „Über 2.000 €“, „nur Inland“, „nur Kostenstelle München“. Die Antwort wird kürzer und genauer.
4. Sagen Sie, was Sie zurückbekommen wollen. „Nach Betrag sortieren“, „als Tabelle“, „in fünf Punkten zusammenfassen“. Die KI bereitet das Ergebnis dann gleich in der Form vor, mit der Sie weiterarbeiten.

Sicherheit

Standardmäßig liest die KI die Daten nur und schreibt nichts ins ERP. Der Zugriff wird pro Modul festgelegt, der Vertrieb sieht also nicht dasselbe wie die Hauptbuchhaltung, und die Lohnabrechnung wird meist gar nicht freigegeben. Was Sie prüfen sollten, bevor Sie die KI an Ihre Daten lassen, beschreibt der Artikel Sicherheit von KI über Unternehmensdaten.

Häufige Fragen

Möchten Sie es mit Ihren eigenen Daten ausprobieren? Sehen Sie sich die MCP-Server für ERP an und vereinbaren Sie eine kurze Demo.