Ein Buchhaltungsbüro führt in POHODA Dutzende Firmen und hat jeden Monat dieselben Fragen: Was fehlt vor der Umsatzsteuer-Voranmeldung, wer hat nicht bezahlt, wie hoch wird die Steuer? Die Antworten stehen in den Daten, man muss sie nur jedes Mal heraussuchen. Ein KI-Assistent, der mit POHODA verbunden ist, findet sie mit einer einzigen Frage. In diesem Artikel beschreiben wir, wofür Büros ihn nutzen, wie Sie Mandanten trennen und wie Sie anfangen.
Die kurze Antwort
Im Buchhaltungsbüro spart die KI die meiste Zeit bei Prüfungen und Antworten an Mandanten, nicht beim Buchen selbst. Sie binden sie über einen MCP-Server an POHODA an, legen fest, welche Mandanten jede Buchhalterin und jeder Buchhalter sieht, und fragen in normalem Deutsch. Buchen und Unterschreiben bleiben bei Ihnen. Starten Sie mit fünf Mandanten und prüfen Sie nach einem Monat, wie viel Zeit Sie gespart haben.
Wofür Büros sie nutzen
- Prüfung vor der Umsatzsteuer-Voranmeldung„Bereite die Umsatzsteuerzahlen für Mandant Alfa für Oktober vor und liste Eingangsrechnungen über 400 € auf.“ Eine Übersicht zum Abgleich mit der Auswertung in POHODA, dazu die Belege für die Kontrollmeldung.
- Beleg finden„Finde bei Mandant Beta die Rechnung über 1.940 € von der Firma Gamma aus dem Sommer.“ Ohne sich durch die Bereiche zu klicken, auch wenn Sie die Belegnummer nicht kennen.
- Antworten auf Mandantenfragen„Wie haben sich Erlöse und Kosten der Firma Beta in diesem und im letzten Jahr nach Monaten entwickelt?“ Der Mandant hat die Antwort in ein paar Minuten statt in einem Tag.
- Forderungen des Mandanten„Wer schuldet Mandant Gamma seit mehr als 60 Tagen Geld?“ Eine Übersicht für einen Mandanten, der seine Liquidität im Blick haben muss, samt Entwurf für eine Mahnung.
- Liquiditätsvorschau„Welche Ein- und Auszahlungen erwarten Mandant Delta in den nächsten 30 Tagen nach Fälligkeit?“ Eine Grundlage für das Gespräch mit dem Mandanten.
Weitere fertige Fragen finden Sie im Artikel 30 Prompts für die Buchhaltung.
So trennen Sie Mandanten
Im Buchhaltungsbüro ist die Trennung der Mandantendaten das Wichtigste. Ein gut eingerichteter MCP-Server löst das auf drei Ebenen:
- Buchhaltungseinheiten. Jeder Mandant ist in POHODA eine eigene Buchhaltungseinheit. Sie fragen die KI immer mit Angabe der Firma.
- Berechtigungen pro Person. Jede Buchhalterin und jeder Buchhalter sieht nur die eigenen Mandanten. Die Lohnbuchhaltung sieht die Löhne, alle anderen nicht.
- Protokoll der Anfragen. Bei jeder Anfrage ist sichtbar, wer gefragt hat und zu welcher Firma. Das hilft bei internen Kontrollen und bei einem Streit mit einem Mandanten.
So macht es POHODA MCP: Eine Verbindung deckt alle Buchhaltungseinheiten des Büros ab, Berechtigungen legen Sie für jeden Nutzer einzeln fest, und POHODA binden wir über mServer oder direkt an die Datenbank an.
DSGVO und Verträge mit Mandanten
Das Büro verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag seiner Mandanten. Mit der KI kommt ein weiteres Glied in der Kette dazu. Achten Sie auf:
- einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter des MCP-Servers und das Wissen, wo die Daten verarbeitet werden (idealerweise in der EU),
- einen Business-Tarif des KI-Assistenten, in dem die Daten nicht zum Training des Modells verwendet werden,
- dass die KI nur die Bereiche sieht, die sie für die Arbeit braucht (Löhne und sensible Daten nur, wo es nötig ist),
- einen Hinweis auf den Einsatz von KI-Tools in den Mandantenverträgen, falls Ihre Verträge das verlangen.
Eine ausführliche Checkliste finden Sie im Artikel KI-Sicherheit über Unternehmensdaten.
Was es kostet
Bei Buchhaltungsbüros wird der Preis meist pro Mandant berechnet, weil die Arbeit mit der Zahl der Firmen wächst. POHODA MCP kostet für Buchhaltungsbüros ab 12 € pro Firma und Monat zzgl. USt., mindestens für 5 Firmen. Dazu kommen die einmalige Anbindung und das Abo des KI-Assistenten für Ihre Buchhalterinnen und Buchhalter, das Sie direkt beim Anbieter bezahlen.
So fangen Sie an
- Wählen Sie fünf Mandanten aus verschiedenen Branchen und mit unterschiedlich gut gepflegten Daten.
- Wählen Sie zwei Personen aus der Buchhaltung, die die KI einen Monat lang nutzen und notieren, was sie ihnen gespart hat.
- Geben Sie ihnen eine Reihe von Fragen zur Prüfung vor der Umsatzsteuer-Voranmeldung und zu Forderungen. Starten Sie mit Lesen, das Schreiben schalten Sie später ein.
- Werten Sie nach einem Monat aus, wie viele Stunden gespart wurden und welche Fehler die KI finden half. Dann entscheiden Sie über weitere Mandanten.
Was die KI Ihnen nicht abnimmt
Die KI unterschreibt keine Steuererklärung und haftet nicht für die Buchhaltung. Sie liest die Daten, die in POHODA stehen. Hat ein Mandant einen Beleg nicht geliefert, erfindet die KI ihn nicht. Behandeln Sie die Ergebnisse als Grundlage, die jemand aus der Buchhaltung prüft, genau wie die Arbeit eines neuen Kollegen.
Häufige Fragen
Kann ein Mandant die KI selbst mit seinen Daten nutzen?
Technisch ja, wenn Sie ihm einen Nutzer mit Zugriff nur auf seine Firma einrichten. Die meisten Büros starten aber intern und schicken den Mandanten fertige Ergebnisse.
Wir haben Mandanten in POHODA und in anderen Programmen.
MCP-Server haben wir auch für Money, ABRA, Helios und weitere Systeme. Ein KI-Assistent kann mehrere Server gleichzeitig angebunden haben. Die Übersicht finden Sie auf der Seite MCP-Server für ERP.
Bremst das POHODA im Büro aus?
Die Abfragen lesen nur und laufen mit niedriger Priorität. Eine typische Abfrage belastet die Datenbank weniger als ein üblicher Bericht.
Möchten Sie es mit Ihren Mandanten ausprobieren? POHODA MCP ist die ersten 14 Tage kostenlos.
War dieser Artikel hilfreich?
Danke für Ihr Feedback!