Propojení Raynetu s ERP: Money S3, POHODA a co si pohlídat

Obchodník volá zákazníkovi s novou nabídkou a neví, že mu firma dluží tři faktury po splatnosti. Účetní zakládá odběratele, kterého obchod získal před týdnem — ručně a s překlepem v IČO. Obě situace mají stejnou příčinu: CRM a ERP jsou dva oddělené světy. Tenhle článek ukazuje, co mezi Raynetem a ERP přenášet, jaké tři cesty propojení existují a na čem podobné projekty v praxi zadrhávají.

Krátká odpověď

Co mezi CRM a ERP přenášet

Smysl propojení není „synchronizovat všechno“, ale dostat ke každému člověku data, se kterými pracuje. V praxi se přenášejí čtyři agendy:

• Firmy a kontaktyObchodník založí firmu v Raynetu, v ERP vznikne odběratel sám — se správným IČO, adresou z rejstříku a bez přepisování.
• Faktury a úhradyDoklady se vystavují v ERP; u firmy v Raynetu vidí obchod odběry, otevřené pohledávky a platební morálku dřív, než zvedne telefon.
• Zakázky a obchodní případyVyhraný obchodní případ v CRM se promění v zakázku či objednávku v ERP — bez e-mailu „prosím založ“.
• Produkty a ceníkyPánem ceníku je ERP; Raynet nabízí do nabídek aktuální položky a ceny, ne kopii z loňska.

Co Raynet umí navenek

Raynet je český cloudový CRM a pro integrace je to vděčný partner: má veřejné, dokumentované REST API — přístup si vygenerujete jako API klíč přímo v nastavení své instance, žádné čekání na výrobce ani příplatkový modul. Užší hrdlo bývá strana ERP: Money S4/S5 nabízejí moderní API, Money S3 se otevírá přes XML výměnu dat a POHODA přes mServer, který je jen v některých edicích. Architekturu propojení proto vždy určuje ERP — Raynet se přizpůsobí.

Cesta 1: Hotový konektor

Pro nejběžnější dvojice existují hotové konektory — najdete je v katalogu integrací Raynetu i u specializovaných firem. Nasazení je otázka dnů, platí se měsíční poplatek a standardní scénář funguje z krabice. Limit je stejný jako u všech krabicových řešení: mapování je pevné. Přenáší se to, s čím konektor počítá; jakmile chcete vlastní pravidla párování, filtrovat, které firmy do ERP patří, nebo přenášet vlastní pole, kterými jste si Raynet přizpůsobili, narazíte.

Cesta 2: Vlastní skript přes API

Raynet API na jedné straně, XML nebo API ERP na druhé — a šikovný vývojář je spojí. Funkčně to není problém a pro jednosměrný přenos to bývá nejrychlejší cesta. Skrytá cena je údržba: skript musí řešit limity počtu požadavků, opakování při výpadku, změny struktur po aktualizaci ERP a logování, ať se dá chyba vůbec dohledat. A hlavně má autora — a autoři odcházejí. Firemní integrace, o které ví jeden člověk, je riziko, ne řešení.

Cesta 3: Integrační platforma

Platforma má konektor pro Raynet i pro ERP hotový a stavba spočívá v nastavení mapování: co se páruje podle IČO, kdy má přednost CRM a kdy účetnictví, které stavy se přenášejí. Přenosy běží ve frontě s automatickým opakováním, každý záznam se dá dohledat v logu a o chybě přijde notifikace — ne telefonát od obchodníka. S třetím systémem (e-shop, sklad, Outlook) se rozdíl ještě zvětší: připojí se do stejného středu, místo aby vedle sebe vznikaly další samostatné můstky. Kdy se která architektura vyplatí, rozebírá článek o integračních platformách.

• KonektorPevný scénář z krabice. Nasazení ve dnech, měsíční poplatek, mapování neohnete.
• PlatformaMapování na míru: párování podle IČO, vlastní pole, filtry. Stavba po agendách, cena podle rozsahu.
• Vlastní skriptRychlý start, ale údržba, limity API a odchod autora jsou vaše riziko.
• PlatformaFronta s opakováním, log každého záznamu a notifikace při chybě — provoz se hlídá sám.

Nejčastější dvojice v praxi

Nejčastěji propojujeme Raynet s Money S3 — typicky faktury s úhradami do CRM a nové firmy opačným směrem — a Raynet s POHODOU, kde se navíc řeší edice a mServer. Stejná logika ale platí pro jakékoli CRM: třeba Zoho CRM s Money S5. Pokud vás zajímá pohled z druhé strany — co dokáže POHODA s různými CRM — máme k tomu samostatný průvodce; všechny podporované dvojice najdete v katalogu integrací.

Co si pohlídat před spuštěním

1. Jeden pán pro každou agendu. Adresář vede CRM, doklady a ceník ERP. Když stejné pole edituje obojí bez pravidel, vyhraje ten, kdo synchronizoval později — a to není pravidlo, to je loterie.
2. Párování podle IČO, ne podle názvu. „ACME s.r.o.“ a „ACME, s. r. o.“ jsou pro člověka jedna firma, pro systém dvě. IČO je jediný spolehlivý klíč; u kontaktů e-mail.
3. Úhrady, ne jen faktury. Platební morálku dělají úhrady a splatnosti. Přenos, který skončí u vystavených faktur, řekne obchodníkovi kolik fakturujete — ne kdo neplatí.
4. První migrace historie. Než poteče denní provoz, musí se jednorázově spárovat stávající firmy a doplnit historie dokladů. Je to samostatný krok projektu — kdo ho přeskočí, páruje duplicity za provozu.
5. Co se stane při chybě. Firma bez IČO, výpadek ERP, doklad, který neprojde validací. Správná odpověď obsahuje frontu, automatické opakování, notifikaci a log — „pošleme to znovu ručně“ správná odpověď není.

Jak to děláme v Symmy

Raynet známe zblízka — na jeho API stavíme i vlastní produkt pro synchronizaci Raynetu s Outlookem, takže víme, jak se chová v každodenním provozu, ne jen v dokumentaci. Propojení s ERP stavíme po agendách (obvykle 6–12 hodin práce na agendu), běží s frontou, logem a dohledem 24/7. Co všechno umíme s Raynetem přenášet, najdete na detailu Raynetu; orientační cenu vaší kombinace spočítá ceník s online kalkulačkou.

Časté otázky